Program Audit

Tujuan Program Audit

Program audit internal merupakan pedoman bagi auditor dan merupakan satu kesatuan dengan supervis dalam pengambilan langkah – langkah audit tertentu.

Langkah – Langkah audit dirancang untuk :

a.       Mengumpulkan bahan bukti audit

b.      Untuk  memungkinkan auditor internal mengemukakan pendapan mengenai efisiensi, keekonomisan, dan efektifitas aktifitas yang akan di priksa.

Program tersebut berisi arahan – arahan pemeriksaan dan evalluasi informasi yan di butuhkan untuk memenuhi tujuan audit dalam ruang lingkup penugasan audit.

Program audit di rancang untuk menjadip edoman bagi auditor mengenai :

~ Apa yang akan di lakukan

~ Kapan akan di lakukan

~ Bagaimana melakukannya

~ Siapa yang akan melakukannya

~ Berapa lama waktu yang di butuhkan

Program audit merupakan alat yang  menghubungkan survey pendahuluan dengan pekerjaan. Dalam survey pendahuluan , auditor internal mengidentifikasi tujuan operasi , resiko , kondisi – kondisi operasi dan control yang diterapkan.  Dalam pekerjaan lapangan mereka mengumpulkan bahan bukti tentang efektifitas system control , efisiensi operasi , pencapaian tujuan dan dampak perusahaan.

Manfaat Program Audit

Program audit yang di susun dengan baik bisa memberikan banyak manfaat seperti :

ü  Memberikan rencana sistematis untuk setiap tahap pekerjaan audit y, yang merupakan suatu rencana yang dapat di komunikasikan baik kepada supervisor maupun kepada staff

ü  Menjadi dasar penugasan auditor

ü  Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kemajuan pekerjaan audit karena memuat waktu audit yang di anggarkan

ü  Memungkinkan supervisor audit dan manager membandngkan apayang di kerjakan dengan apa yang di rencanakan

ü  Membantu melatih staf – staf yang belu berpengalaman dalam tahap – tahap pelaksanaan audit

ü  Memberi ringkasan catatan pekerjaan yang di lakukan

ü  Membantu auditor pada audit sebelumnya untuk mengenal lebih dekat jenis yang dilakukan dan waktu yang dibutuhkan

ü  Mengurangi waktu supervise langsung yang di butuhkan

ü  Menjadi titik awal bagi penilai fungsi audit internal untuk mengevaluasi upaya audit yang telah dilakukan

Kapan Sebaiknya Menyiapkan Program Audit

Auditor internal harus menyiapkan program audit segera setelah survey pendahuluan. Namun program audit yang do siapkan dengan baik pun bisa saja tidak memuat hal – hal penting yang tidak disadari auditor sampai mereka kemudian  melakukan pekerjaan lapangan. Jadi semua program audit harus dianggap tentative sampai audit diselesaikan.tentu saja , semua perubahan audit membutuhkan pengesahan sepertu halnya program audit awal.

Program pro forma yang digunakan pada audit berulang atas operasi yang

sama, kadang-kadang berkembang selama periode beberapa tahun dan lambat laun

diakomodasikan ke masalah yang dihadapi dalam pekerjaan lapangan. Program

tersebut harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan atau situasi-situasi

yang tidak biasa. Pada waktu yang lain, program tersebut bisa dikembangkan

terlebih untuk mendapatkan informasi-informasi tertentu di banyak kawasan atau

untuk menyesuaikan diri dengan kondisi baru.

Tanggung Jawab Audit

Auditor internal bertanggung jawab untuk merencanakan penugasa audit. Perencanaan harus didokumentasikan dan harus mencakup :

1. Penetapan tujuan audit dan lingkup pekerjaan.

2. Perolehan latar belakang informasi tentang aktivitas yang akan diaudit.

3. Penentuan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan audit.

4. Komunikasi dengan orang-orang yang perlu mengetahui audit yang akan

dilakukan.

5. Pelaksanaan, jika layak, survei lapangan untuk mengenal lebih dekat aktivitas

dan kontrol akan diaudit, untuk mengidentifikasi hal-hal yang akan ditekankan

dalam audit, zune mengundang komentar dan saran dari klien.

6. Penulisan program audit.

7. Penentuan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit akan

dikomunikasikan.

8. Perolehan pengesahan rencana kerja audi

Ruang Lingkup Audit

Program audit harus menunjukkan lingkup pekerjaan audit. Program tersebut harus

memperjelas hal-hal apa yang akan tercakup dalam audit dan yang tidak. Tujuan

audit seharusnya menuntun lingkup pekerjaan.

Menurut Standar Auditor Internal yang professional bertanggung jawab untuk

memeriksa dan mengevaluasi efektivitas system control internal organisasi dan

kualitas kinerja dalam pelaksanaan tanggung jawab yang diemban.

Tujuan utama dari system control in ternal adalah untuk memastikan :

1. Keandalan dan integritas informasi.

2. Ketaatan dengan kebijakan, rencana, prosedur, hukum, dan regulasi.

3. Pengamanan aktiva.

4. Penggunaan sumber daya yang ekonomis dan efisien.

5. Pencapaian tujuan dan sasaran yang ditetapkan untuk operasi dan program.

Mendefinisikan Ekonomis, Efisiensi, dan Efektivitas

Istilah-istilah ekonomis, efisiensi, dan efektivitas sering digunakan bergantian,

meskipun ter tipis pada istilah-istilah tersebut.

a) Ekonomis (economy), sering digunakan untuk mengartikan penghematan;

tetapi sebenarnya lebih dari itu. Implikasi utamanya adalah adanya

"manajemen yang berhati-hati" atau "gunakan hingga mendapatkan

keuntungan terbaik tanpa ada sisa"—makna yang juga bisa diterapkan untuk

efisiensi.

Istilah tersebut lebih luas diterapkan dibandingkan istilah berhemat, yang

hanya mengacu pada seseorang atau pengeluarannya. Sebagai contoh:

Angkatan Laut adalah angkatan yang paling mudah melakukan mobilisasi

sehingga menjadi bentuk yang paling ekonomis pada angkatan militer.

Dalam istilah ekonomis bisa lebih tepat diganti dengan kata efisien tanpa

melanggar maknanya.

b) Efficiency) berarti meminimalkan kerugian atau penghamburan tenaga ketika

memberikan dampak, rnenghasilkan, atau memfungsikan. Bila mengacu ke

seseorang, istilah efisien berarti menggunakan keahlian, tahan menderita,

dan tetap waspada; kadang kala menjadi sinonim dengan istilah cakap dan

kompeten. Dalam beberapa kasus istilah efisien (efficient) dapat diterapkan

ke orang atau operasi yang kompeten dan cakap memproduksi basil yang

diinginkan dengan upaya minimum.

c) Efektivitas (effectiveness) menekankan hasil aktual dari dampak atau

kekuatan untuk menghasilkan dampak tertentu. Sesuatu bisa jadi efektif tetapi

tidak efisien atau ekonomis. Program untuk membuat system menjadi lebih

efisien atau ekonomis juga bisa menjadi lebih efektif.

Karena program audit biasanya melibatkan ketiga konsep tersebut, auditor internal

harus memiliki definisi perbedaan ketiganya di pikiran mereka ketika membuat

program audit.

Tujuan dan Prosedur

Tujuan (obyective), adalah apa yang ingin dicapai seseorang. Prosedur

(procedure) adalah teknik-teknik yang diterapkan untuk mencapai tujuan. Auditor

internal memiliki seperangkat tujuan dan prosedur yang berbeda dalam pekerjaan

mereka. Tercakup di dalamnya tujuan dan prosedur operasi serta tujuan dan

prosedur audit. Mereka harus belajar membedakannya dalam mengemban tugas.

Tujuan dan Prosedur Operasi

Tujuan operasi (operating objective) adalah akhir yang akan dicapai oleh

manajer operasi dan karyawannya. Salah satu tujuan operasi untuk aktivitas

pembelian adalah membeli barang rang tepat, pada harga yang tepat, pada waktu

yang tepat, dan pada kualitas yang tepat.

Setiap dicapai melalui prosedur-prosedur atau teknik-teknik. Misalnya, salah satu

prosedur yang untuk memastikan dibelinya barang yang tepat adalah digunakannya pesanan pembelian dari departemen pemesan yang menjelaskan dengan tepat barang yang akan dibeli.

Auditor iternal tidak mampu mengevaluasi sebuah operasi jika mereka tidak sepenuhnya memahami hal yang harapkan untuk dicapai dari operasi tersebut—yaitu tujuan-tujuannya. Mereka juga tidak bisa menentukan apakah suatu tujuan telah dicapai secara efisien, ekonomis, dan efektif memeriksa prosedur-prosedur yang diterapkan oleh karyawan operasi dalam mencapai tujuannya.

Oleh karena itu, semua program audit harus mengidentifikasi tujuan operasi yang

pencapaian dievaluasi oleh auditor.

Tujuan dan Prosedur Audit

Tujuan audit dapat bersifat umum, bisa juga khusus. Tujuan umum audit diupayakan semua penugasan dan dituntun oleh lingkup audit yang diberikan manajemen dan dewan komisaris ke kepala bagian audit. Misalnya, auditor internal mungkin dibatasi hanya pada akuntansi dan keuangan. Dalam kasus ini tujuan umum audit mereka mungkin untuk menentukan keandalan dan integritas informasi keuangan; ketaatan dengan prosedur, hukum, dan regulasi; dan pengamanan aktiva.

Namun jika lingkup audit mereka komprehensif, maka tujuan umum auditnya akan mencakup penelaahan laporan operasi di samping evaluasi penggunaan sumber daya yang ekonomis serta pencapaian tujuan dan sasaran yang ditetapkan untuk operasi dan program.

Tujuan khusus audit terkait dengan tujuan operasi. Misalnya, jika tujuan pem barang  yang tepat, maka tujuan auditnya adalah menentukan apakah sistem yang untuk melihat apakah tujuan operasi telah dicapai dan apakah barang yang tepat memang telah dibeli.

Prosedur-prosedur audit (audit procedures) adalah teknik-teknik yang diterapkan auditor apakah tujuan operasi telah dicapai. Sebagai contoh, program audit akan berisi sampel pesanan pembelian dan melihat apakah pesanan tersebut dilengkapi dengan permintaan pembelian

Menyiapkan Program Audit

Latar Belakang Informasi

Latar belakang informasi yang diperoleh selama survei pendahuluan akan mecakupan audit yang direncanakan. Setiap operasi yang luas dengan banyak keterkaitan dan proses dapat menghabiskan waktu audit jika auditor memutuskan untuk memeriksa setiap aktivitas yang dilakukan. Tetapi program yang efektif dan ekonomis memfokuskan pada hal-hal penting kunci operasi dan tidak selalu pada hal-hal yang menarik perhatian.

Di saat yang sama, auditor internal harus menaati tanggung jawab pr memutuskan

apa yang akan diaudit dan yang tidak. Auditor internal tidak bisa jawab untuk mencegah kecurangan, pelanggaran, atau kesalahan. Hal ini merupakan tanggung jawab manajemen. Auditor internal bertanggung jawab untuk mengidentifikasi

memungkinkan atau mendorong terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Jika

pelanggaran, auditor internal hanya memiliki satu alasan: metode dan prosedur dengan profesional dan telah dipertimbangkan untuk mengidentifikasi dan mengetahui risiko-risiko perusahaan.

Hubungan Program dengan Laporan Audit Akhir

Langkah-langkah audit bisa jadi sia-sia jika menghasilkan informasi yang

tidak akan dilaporkan. Laporan audit akhir bahkan mulai bisa dipikirkan sejak tahap penyusunan program audit. Beberapa organisasi justru membuat kerangka laporan standar audit dalam bentuk membuat kerangka laporan .standar dalam bentuk ringkas untuk menunjukkan hal-hal yang akan dicakup dalam laporan akhir. Hal ini memberikan disiplin yang semacam arahan saat melakukan penelaahan dan menghilangkan pekerjaan audit yai Walaupun tidak ada kerangka laporan yangdisiapkan, auditor tetap harus memikirkan laporan dan lingkup audit yang direncanakan.

Keekonomisan dan efisiensi juga hal-hal yang diharapkan dalam audit internal.

Beberapa auditor internal merasa efisien dan akan sangat membantu bila

bagian-bagian audit mereka ditulis sesuai kemajuan audit. Dalam penugasan audit

berskala besar, la memberikan informasi awal bagi klien dan membuat penyusunan laporan audit akhir Dan jika laporan audit tetap dipikirkan saat program ditulis, format  program itu sendiri - kerangka laporan resmi lebih mudah disiapkan.

Mekanisme Program

Program audit harus mencakup estimasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan audit. Estimasi ini memang merupakan estimasi awal, tetapi membantu penanggung jawab supervisor audit mengontrol dan  menelaah kemajuan kerja. Estimasi juga membantu berapa staf yang harus ditugaskan untuk audit guna menyelesaikan pekerjaan dalam  waktu yang tepat.

Penyesuaian-penyesuaian terhadap estimasi mungkin diperlukan, sesuai kemajuan

audit. berbeda dari yang diantisipasi.

Supervisor atau manajer audit harus menyetujui semua program audit. Mereka juga harus semua perubahan signifikan. Program audit cenderung mengalami evolusi.

Jarang pembuat program audit bisa mengantisipasi setiap keadaan atau kondisi yang akan audit. Sebuah batu kecil yang terlihat dalam survei pendahuluan bisa berubah menjadi yang besar saat auditor mulai menggali informasi yang dibutuhkan.

Pedoman Penyiapan Program Audit

Penyiapan pogram audit terkait erat dengan informasi yang diperoleh selama survey pendahuluan. Lakukan tahap demi tahap. Pedoman penyiapan program akan mempertimbangkan hasil-hasil dari langkah-langkah yang dilakukan selama survei.

Sebagai ringkasan survei dan langkah-langkah yang direncanakan, berikut ini beberapa pedoman untuk melaksanakan langkah-langkah tersebut dan alasan-alasannya sbb:

Kreteria-kriteria Program Audit

Program audit sebaiknya mengikuti kreteria tertentu untuk mencapai tujuan

departemen audit internal. Misalnya :

·         Tujuan operasi yang diperiksa harus dinyatakan dng jelas dan disetujui klien.

·         Program harus sesuai dengan penugasan audit kecuali bila ada alasan yang

mengharuskan sebaliknya.

·         Setiap langkah kerja yang diprogramkan harus memiliki alasan, yaitu tujuanoperasi dan kontrol yang akan diuji.

·         Langkah-langkah kerja harus mencakup instruksi-instruksi positif, tidak

dinyatakan dalam bentuk pertanyaan.

·         Jika dimungkan program audit harus menunjukan prioritas dan langkah-langkah kerja yang lebih baik terutama bagian yang penting.

·         Program audit sebaiknya bersifat fleksible dan memungkinkan munculnya

inisiatif dan pertimbangan yang wajar untuk menyimpang dari prosedur , tetapi supervisor audit harus diinformasikan segera.

·         Informasi yang tidak perlu, harus dihindari untuk mencegah adanya salah

komunikasi antara auditor dengan klien.

·         Program audit harus memuat bukti persetujuan supervisor sebelum dilakukan. Perubahan signifikan juga harus disetujui terlebih dahulu.

·         Jika manajemen klien meminta auditor melakukan pengujian tertentu, hal ini

·         harus tercakup dalam program audit jika dimungkinkan dalam anggaran audit.